Головна Актуальна інформація Оприлюднена інформація Новини Розпорядження голови Звернення громадян Каталог послуг

Інформація про систему обліку документів, види інформації, що знаходяться в Вітовський районній державній адміністрації і містять публічну інформацію

  Інформація

про систему обліку документів, види інформації, що знаходяться 

в  Вітовській районній державній адміністрації і містять публічну інформацію

          Реєстрація документів в Вітовській районній державній адміністрації  здійснюється відповідно до Регламенту Вітовської районної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови райдержадміністрації від 16 листопада 2016 року №386-р та Інструкції з діловодства в місцевих органах виконавчої влади Миколаївської області, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери їх управління, затвердженої розпорядженням голови облдержадміністрації від 24 вересня 2003 року № 531 р (далі-Інструкція з діловодства) та номенклатури справ.

Відповідно до встановленого порядку здійснюється відбір, облік, архівне зберігання та використання документів на усіх видах матеріальних носіїв інформації, що створюються райдержадміністрацією та її структурними підрозділами, а також передача на державне зберігання до архіву.

Прийом документів, контроль їх проходження, оформлення справ апарату райдержадміністрації та передачу їх до архівного відділу райдержадміністрації забезпечує відділ діловодства та контролю апарату райдержадміністрації, організація роботи якого здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства. 

Документи райдержадміністрації та її структурних підрозділах формуються у справи згідно із затвердженою номенклатурою.

Вхідна кореспонденція, що надходить до адміністрації на ім`я голови або заступників голови адміністрації, приймається і в день її надходження опрацьовується загальним відділом апарату райдержадміністрації. З метою забезпечення обліку кореспонденції (документів, що знаходяться в Вітовській районній державній адміністрації) вона підлягає реєстрації в загальному відділі апарату райдержадміністрації згідно з номенклатурою справ в Реєстраційно-контрольних картках, які в подальшому групуються в обліково-довідкові картотеки окремо на кожний рік, і в той же день передається на розгляд голові, першому заступнику та заступникам голови згідно з розподілом обов’язків.

Термінові документи реєструються та передаються на розгляд негайно.

Реєстраційні дані обліку вхідних документів:

-       автор документа або кореспондент;

-       назва виду документа;

-       термін виконання;

-       дата та індекс надходження;

-       дата та індекс документа;

-       заголовок  документа або короткий зміст;

-       резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець;

-       позначка про виконання;

-       розписка в одержанні документа;

-       контрольні відмітки

     Передача документів на виконання в структурні підрозділи після розгляду головою адміністрації, першим заступником голови та заступниками голови адміністрації, керівником апарату адміністрації здійснюється під підпис у Реєстраційно-контрольній картці.

           Звернення громадян від фізичних осіб, які надходять до адміністрації на ім’я голови адміністрації, першого заступника та заступників голови адміністрації, керівника апарату адміністрації, реєструються окремо від загального діловодства в юридичному відділі апарату райдержадміністрації, згідно з Законом України „Про звернення громадян”,  в електронному вигляді у програмі «Звернення». 

Запити про надання публічної інформації реєструються окремо від загального діловодства в юридичному відділі апарату райдержадміністрації на Реєстраційно-контрольних картках.

Звернення та запити громадян, які надходять на ім`я начальників управлінь, відділів адміністрації реєструються у відповідних управліннях, відділах адміністрації.

Ведення діловодства щодо інформації з обмеженим доступом в райдержадміністрації відбувається відповідно до спеціальних законодавчих та нормативно-правових актів України, якими регламентуються відносини щодо надання інформації.

 Вихідна кореспонденція за підписом голови адміністрації, першого заступника  голови, заступників голови та керівника апарату адміністрації реєструється у загальному відділі апарату райдержадміністрації в день їх надходження до загального відділу або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації у загальному відділі апарату райдержадміністрації.

Копії листів формуються у справи згідно з номенклатурою справ і зберігаються у загальному відділі до передачі їх в архівний відділ райдержадміністрації або до часу утилізації, відповідно до номенклатури райдержадміністрації.

               Реєстраційні дані обліку вихідних документів:

-     найменування установи – автора документа;

-     реєстраційний номер (індекс) та дата;

-     назва виду документа (не зазначається на листах);

-     заголовок до тексту;

-     короткий зміст документа;

-     засвідчення документа (підпис, затвердження, печатка);

-     виконавець.

Розпорядження Вітовської районної державної адміністрації видаються у межах повноважень, визначених законодавством України.

            Підписані головою адміністрації розпорядження реєструються загальним відділом апарату райдержадміністрації в Журналі реєстрації розпоряджень голови Вітовської райдержадміністрації в установленому порядку.

Оригінали розпоряджень залишаються в райдержадміністрації. Іншим установам, фізичним та юридичним особам, загальний відділ апарату райдержадміністрації забезпечує відправлення належним чином завірених копій розпоряджень голови райдержадміністрації, відповідно до розрахунку розсилки.

Реєстраційні дані обліку розпоряджень Вітовської райдержадміністрації:

-     номер розпорядження;

-     дата прийняття;

-     назва розпорядження;

-     виконавець;

-     примітки;

-     кількість сторінок розпорядження;

-     розрахунок розсилки;

-     прізвище відповідального за розпорядження.

       Вихідна кореспонденція начальників управлінь, відділів адміністрації реєструється у відповідних управліннях, відділах адміністрації.

Райдержадміністрація зберігає наступні види публічної інформації: - інформацію щодо фізичних осіб – працівників райдержадміністрації; - інформацію з бюджетних питань стосовно райдержадміністрації; - довідково – правову інформацію стосовно діяльності райдержадміністрації та ін. 

З інформацію про облік публічної інформації що надходить до райдержадміністрації можна ознайомитись за адресою м. Миколаїв, пр. Богоявленський, 306, каб. 315